충분한 참석자 수 없이 계획을 세우는 것은 실망스러울 수 있지만, 우리는 거의 항상 이벤트에서 차이를 보충하려고 노력하고 있습니다. 어떤 때는 너무 많은 사람이 나타나기도 하고 어떤 때는 전혀 나타나지 않는 경우도 있습니다. 얼마나 준비하거나 요리할지 계획하는 사람에게는 이는 보상하기 어려운 문제가 될 수 있습니다.
후속 조치
RSVP를 요청하는 초대장을 보내는 것이 프로세스의 첫 번째 단계입니다. 초기 단계에는 시간이 걸립니다. 특히 일반 우편으로 보낼 경우에는 더욱 그렇습니다. 방해가 되는 것처럼 보이고 싶지 않기 때문에 청중에게 연락을 시작하기 전에 초대장이 청중에게 전달될 수 있도록 충분한 시간을 허용하십시오. 며칠 후에는 메일 서비스에 의존하지 마십시오. 후속 조치를 위해 이메일과 전화 통화를 보내면 이벤트에 참여하고 싶은 마음을 쉽고 효과적으로 보여줄 수 있습니다. 초대장을 받았는지, 참석할 것인지 간단히 물어보세요. 잘못된 주소 등의 문제로 인해 응답하지 않을 수 있으므로 초대를 받았는지 반드시 물어보세요.
물론 다음과 같은 대답을 얻을 수도 있습니다. “지금은 잘 모르겠습니다. 수요일에 다시 연락드려도 될까요?” 이런 경우 목요일까지 기다리지 말고 연락하세요. 이미 확인한 내용과 상반되기 때문입니다. 이벤트를 상기시키기 위한 것일지라도 수요일에 연락하세요.
약간의 추가 비용을 계획하세요
항상 원래 계획보다 더 많은 것이 나타날 것이라고 가정하십시오. 남은 음식 몇 개와 빈 자리를 처리하는 것도 번거로울 수 있지만, 계획에 없던 참석자들에게 필수품을 제공하지 못하는 것은 더욱 안타까운 일입니다. 귀하가 초대한 사람들 중 일부는 스스로 몇 가지 초대장을 만들고 싶어할 수도 있다는 점을 명심하십시오. 무례하게 보일 수도 있지만, 호스트로서 모든 사람이 즐거운 파티를 즐길 수 있도록 항상 최고의 이벤트를 위한 환경을 조성할 준비가 되어 있어야 합니다.
케이터링 업체와 논의할 때 참석자 수는 항상 준비할 양을 결정하는 요소입니다. 음식은 일단 준비되면 제한되기 때문에 더 많이 준비하는 것이 중요합니다(특히 일부 음식이 얼마나 맛있는지 과소평가할 수 있으므로). 귀하의 계획에 귀속시킬 수 있는 최선의 계산은 참석자 중 최소한 20%를 보상하는 것입니다.
이벤트 준비는 참석자가 제공하는 정보에 따라 달라집니다. 숫자는 계획에서 큰 역할을 하지만 항상 외부 소스에 의존하여 정보를 제공할 수는 없습니다. 약간의 발놀림과 사전 계획을 통해 마지막에 모든 사람이 만족할 수 있는 완벽한 이벤트를 계획할 수 있습니다.