이제 세계는 팬데믹에서 벗어났지만 기업 부문에서는 여전히 가상 회의가 대세입니다. 하이브리드 작업의 유행은 양 당사자 모두의 이익을 위해 실제 회의를 가상 회의로 유도했습니다.
가상 회의가 비즈니스에 어떻게 도움이 됩니까?
가상 회의는 기업이 물리적으로 만나지 않고 컴퓨터 화면을 통해 회의를 진행하는 것입니다. 서로 다른 시간대, 서로 다른 장소에서 개최될 수 있으며 이는 기술로 인해 가능합니다. 직원이 아픈 경우 가상 회의가 도움이 될 수 있으며 업무나 건강을 위험에 빠뜨리지 않고 작업을 계속할 수 있습니다.
실제 회의에서 사람들은 여행을 해야 하고 기업은 비용을 부담해야 합니다. 이는 이해관계자가 여행 비용으로 지출하는 비용을 최소화합니다. 팀은 모두 하나의 플랫폼에 모여 유사한 기술에 익숙해집니다. 사람들은 다양한 유형의 장치를 사용하므로 기술과 소프트웨어 사용 방법을 더 잘 알고 있습니다.
비즈니스 회의에서 따라야 할 최고의 가상 회의 관행
일반적으로 모든 종류의 비즈니스 미팅에는 의제가 있으며, 성공적인 결과를 위해 따라야 할 회의 진행의 몇 가지 속성이 묶여 있습니다. 준비 없이 모임에 들어가면 질문을 더듬거리거나 당황하게 될 수도 있습니다. 모든 회의에는 장기적인 계획이 필요하므로 회의 전에 시간을 갖고 회의 안건을 정리하세요 모두의관리.
이전에도 가상회의를 한 적이 있다고 하는데 처음에는 믿기지 않을 것 같습니다. 가상 회의를 진행하는 개념이 처음이라면 가상 회의를 진행하기 위한 소프트 규칙과 몇 가지 기본 에티켓이 있습니다. B2B 마켓플레이스가 공급업체를 찾는데 좋은 미팅을 하고 있다면, 해당 분야에 대한 질문에 대비하세요.
가장 편안한 장소를 찾아보세요
가상 회의에서는 편안함이 우선시되어야 하며, 어디서나 열릴 수 있는 가상 회의라고 생각하지 마십시오. 평화롭고 조용한 곳에서 회의를 진행하거나 진행하십시오. 조용한 곳에 앉아 있으면 배경 소음을 줄이고 환경에 방해가 되는 요소를 없애는 데 도움이 됩니다. 전문적인 장소에 앉아 모든 사람에게 회의 중임을 알리십시오. 집에서 일어날 수 있는 모든 일을 볼 수 있도록 자신 주변에 전문적인 환경을 조성하십시오. 그러나 이는 전문적이어야 합니다.
모두에게 자신의 역할을 알리십시오
모든 사람은 자신이 회의에 참석한 이유와 해야 할 일을 알아야 합니다. 회의 시작 전에 역할을 할당하여 모든 것을 알 수 있도록 하십시오. 회의 진행자가 회의에 계속 참여하고 모든 것을 추적할 수 있도록 회의 진행자가 누구인지 알려주는 것부터 시작하세요. 팀이 모든 내용을 기록하고 참여자를 참여시키고 있는지 확인하세요.
원활한 회의를 위해 견고한 장비를 유지하세요
회의는 원활하게 진행되어야 합니다. 매 순간 버퍼링되는 지연 회의를 상상해 보십시오. 이는 비전문성을 반영하며 참가자는 곧 떠날 수 있습니다. 따라서 시작하기 전에 모든 것을 준비하고 모든 것을 연결하십시오. 주의가 산만해지지 않도록 시청각 시스템과 설정을 확인하세요. 화면 공유, 기술적인 문제 등 다른 시스템을 미리 테스트해 보세요.
일정에 문제가 없는지 확인하세요
가상 회의에서는 모두가 동일한 위치나 시간대에 있을 필요는 없습니다. 이는 먼저 살펴보아야 할 중요한 문제이다. 북미에서 아프리카에서 집회를 진행하고 있다면 그들이 그 시간에 자고 있지 않은지 확인해야 합니다. 이러한 문제로 인해 참가자는 회의에 참석하지 못하거나 생산성이 저하될 수 있습니다. 따라서 회의에서 이러한 일이 발생하지 않도록 하려면 Google Calendar, Doodle 또는 Outlook과 같은 도구를 사용하세요.
천천히 말하고 다른 사람 위에 말하지 마십시오
귀하는 가상 회의에 참여하고 있으며 모든 사람이 회의를 따라갈 수 없습니다. 때로는 인터넷 연결이 비활성화되고 오디오가 지연될 수 있으므로 모든 사람이 말하는 내용을 이해할 수 있도록 천천히 말하십시오. 화면 반대편에 있는 사람들이 입술의 움직임을 읽을 수 있도록 천천히 말하는 것이 좋습니다.
지나치게 말하거나 다른 사람이 응답할 때까지 기다리지 않음으로써 다른 사람을 방해하지 마십시오. 실제 게임이 시작되고 모든 것이 까다로워지는 곳입니다. 실수로 다른 사람에게 말을 걸었다면 사과하고, 그 일이 끝날 때까지 기다렸다가 앞으로 나아가십시오.
효과적인 의사소통자가 되기 위해서는 천천히 말하는 것이 중요하고, 다른 사람보다 먼저 말하지 않는 것이 중요합니다. 너무 빨리 말하면 중요한 세부점을 놓치거나 메시지를 제대로 전달하지 못할 수 있습니다. 또한, 다른 사람에 대해 말하는 것은 무례하거나 무례한 것으로 비쳐질 수 있습니다. 효과적이고 정중한 의사소통을 하기 위해서는 말하는 속도와 크기를 모두 아는 것이 중요합니다.
마지막 말
적극적인 경청과 응답은 성공적인 가상 회의의 핵심입니다. 가상 회의는 시류에 편승하는 것으로 간주될 수 없습니다. 준비하고, 각 구성원에게 민감한 상황에 대처하는 방법을 알려주고, 경계심 있게 대응하세요. 회의를 성공적으로 마무리하려면 위의 전략을 시도해 보세요.